Hjælp til udbud og tilbudsafgivelse

Dansk industri har lavet nogle gode webinarer til dig – se dem på linksene herunder:

http://live.industrienshus.dk/kom-godt-i-gang-modul-1

http://live.industrienshus.dk/webinar-salg-til-det-offentlige-2

Det er en god ide først og fremmest at sætte sig ind i hvad et offentligt udbud er. Du kan finde mere information herom her.

Når kommunen skal foretage et indkøb skal den først offentliggøres.

Det sker ved at kommunen offentliggør sin udbudsplan, så private virksomheder kan se at kommunen agter at indgå en kontrakt med en leverandør omkring et indkøb.

Offentliggørelsen foregår i praksis ved at udbyder udfylder en Udbudsbekendtgørelse.

Sammen med udbudsbekendtgørelsen laver kommunens indkøbsafdeling også et udbudsmateriale. Heri kan du finde information om opgaven – en kravspecifikation, om udbuddet– udvælgelses- og tildelingskriterier mv., samt evt. kontraktvilkår.

Udbudsportalen har lavet en række film, du kan se her.

Som entreprenør, håndværker eller lign., er det svært at se, hvad vi kan bruge Udbudspanelet til. Det er yderst sjælden, at der er noget vedr. byggeri og anlæg på Udbudspanelet, som vi kan byde på.

Vi ønsker, at alt det EK udbyder bliver lagt op på Udbudspanelet, så vi ikke skal søge alle mulige andre steder. Der ud over ønsker vi meget mere synlighed omkring Rullelisten. Som det kører nu ved vi kun, at vi står på listen.

Hvorfor kan vi ikke se, hvor langt oppe vi står på listen? Hvorfor kan vi ikke se hvad der bliver udbudt på Rullelisten?

Afsender er svaret mundtligt, men svaret bringes også her:

Tak for mailen.

Udbudspanelet er et panel, der styrker dialogen mellem det lokale erhvervsliv, DinForsyning og Esbjerg Kommune. Det sker ved møder i panelet, hvor henvendelser som din drøftes med henblik på at vurdere, om der er forhold nogle af panelets parter med fordel kan gøre anderledes, men ligeledes ved arrangementer som har til hensigt at bidrage til øget viden om og forståelse for udbudsreglerne og andre forhold der vedrører offentlige indkøb.

Det er muligt at tilmelde sig Udbudspanelets nyhedsbrev, som indeholder de nyeste offentlige udbud. Denne service henter fra TED og udbud.dk. Det betyder, at alle de indkøb, som kommunen foretager under tærskelværdien, og som ikke offentliggøres ikke findes i nyhedsbrevet. Der er stort fokus på at nedbringe transaktionsomkostningerne for både ordregiver og tilbudsgiver, hvorfor der ikke anvendes ekstra ressourcer på unødigt tunge processer i de tilfælde, hvor der er mere lempelige regler for indkøbet.

Rullelisten er drøftet flere gange på Udbudspanelets møder, og der er på www.udbudspanelet.dk en video med information om hvordan man kommer på listen, information om hvordan den fungerer og link til tilmeldingsformularen.

Er det muligt at selektere i de udbud man får fremsendt? Ellers bør I overveje muligheden fremadrettet. Kan være mange potentielle leverandører som fravælger listen efter en periode hvis der ikke kommer noget relevant på dem. Der kommer mange mails i en indbakke og derfor kan jeres ende som et fra.

Afsender er svaret mundtligt, men svaret bringes også her:

Tak for mailen.

Nej det er desværre ikke muligt, som systemet er sat op i dag. Den opdeling vi kan tilbyde er hhv. Esbjerg og Syddanmark – ikke fagområdeopdelt.

Udbudspanelet er dog enige i, at det kunne være en fordel, hvis man som leverandør kunne nøjes med at modtage informationer om de udbud, der vedrørte en specifikt branche eller opgave.

Det undersøges derfor, om der kan ske yderligere opdeling.

Hvad gør Esbjerg Kommune i forhold til at sikre en opdeling af sine udbud?

Afsender er svaret mundtligt, men svaret bringes også her:

Esbjerg Kommune har i alle udbud en fast proces, hvor det vurderes, om der kan være fordele forbundet med at opdele det konkrete udbud. Opdelingen kan være geografisk, vareopdelt eller lignende, således at mindre, lokale virksomheder kan være med i konkurrencen.

I 50 % af alle kommunens egne udbud er det blevet vurderet fordelagtigt at lave en opdeling. Esbjerg Kommune vil også fremadrettet tilstræbe at opdele udbud, så længe det ikke strider mod andre væsentlige kommunale hensyn (overholdelse af politisk fastlagte serviceniveauer, hensyn til leveringssikkerhed, ønske om at sikre lavest mulige pris, faglige hensyn, eller administrative meromkostninger forbundet med en eventuelt opdeling m.v.).

Hvad gør Esbjerg Kommune for at lade mindre virksomheder afgive tilbud samlet som konsortium, hvor den enkelte virksomhed ikke kan opfylde de stillede udvælgelseskriterier alene?

Afsender er svaret mundtligt, men svaret bringes også her:

Esbjerg Kommune lægger altid op til, at der kan afgives tilbud som konsortium, eller at der kan afgives tilbud med en støttende virksomhed bag.

Udbudspanelet vil gerne bidrage til, at der sættes mere fokus på mulighederne for konsortiedannelse, og at der samtidig skabes mere viden om fordele og ulemper ved dannelse af konsortier. For at understøtte disse formål planlægges et temamøde herom i efteråret 2019.

Esbjerg Kommune udbyder, sammen med andre kommuner i Komudbud. Derfor vi det se ud som om at det er andre, kommuner, der udbyder.

Du kan vælge at byde ind på alle opgaver, eller kun for en enkelt kommune.

Er du leverandør af varer og tjenesteydelser, eller bygge og anlæg?

Du kan læse mere om hvordan du bliver leverandør her.

Ellers bør I overveje muligheden fremadrettet. Kan være mange potentielle leverandører som fravælger listen efter en periode hvis der ikke kommer noget relevant på dem. Der kommer mange mails i en indbakke og derfor kan jeres ende som et fra.

Afsender er svaret mundtligt, men svaret bringes også her:

• Udbudspanelet er enige i, at det vil være en fordel, hvis de udbud, der fremsendes via udbudspanelet kan underopdeles på mindre områder/brancher.
• Aftalt, at denne mulighed undersøges nærmere.
• Det er muligt at selektere direkte hos udbud.dk og her tilmelde sig et rss-feed, hvor kun de selekterede udbud modtages.

Link til indlægget fra advokatpartnerselskabet HORTEN – Fem myter om konsortier. Sandt eller falsk?

Link til indlægget fra advokatpartnerselskabet HORTEN – aktindsigt i udbudssager på 6 minutter

Jeg får et pip om at et af rensningsanlæggene skal have skiftet deres udstyr (motorer & styring) og at det kommer i udbud på et tidspunkt. Da det lige er en sag for os holder jeg øje på Udbudspanelet siden december 2018.

Efter næsten et halvt år mister jeg tålmodigheden og ringer til DIN-Forsyning – her finder jeg ud af at DIN Forsyning anvender en hel anden platform til deres udbud 🙁 Man bruger nemlig platformen www.eu-supply.com

Her tænker jeg så lidt om man ikke kan perfektionere udbudspanelet.dk ved at udveksle data med eu-supply.com?

Afsender er svaret mundtligt, men svaret bringes også her:

Tak for din mail.

Alt der bekendtgøres via enten udbud.dk eller TED (EU) og registreres med NUTS-koder for Sydjylland eller Esbjerg videreføres til Udbudspanelets ugentlige nyhedsbrev. Det betyder, at alle de indkøb, som kommunen foretager under tærskelværdien, og som ikke offentliggøres ikke findes i nyhedsbrevet.

På baggrund af din henvendelse kan vi beklageligvis se, at DinForsynings udbud ikke har været en del af nyhedsbrevet, eftersom der er anvendt andre NUTS-koder. Vi er derfor meget glade for, at du gør os opmærksom herpå og vil fremadrettet sørge for, at udbuddene registreres korrekt i forhold til Udbudspanelets nyhedsbrev.

En anden gang skal du ikke holde dig tilbage med at kontakte Din Forsyning direkte for at få den fornødne information. Og du er velkommen til at fremsende en præsentation af jeres virksomhed og jeres services til indkøbschef Susanne Føgh Sørensen, som vil viderebringe det til rette vedkommende.