Møde i Udbudspanelet

Tid: Torsdag d. 6. september 2018 kl. 16:00 – 18:00

Sted: Din Forsyning, Ulvsundvej 1, 6715 Esbjerg

Deltagere: Johnny Sjølund, Ole Hansen, Kristian Jølmark, Jimmi Hansen, Poul-Erik Lundsgaard-Olesen, Søren Johansen, Karsten Rieder, Randi Høxbro, Stine Rahr, Flemming Mortensen, Mads Sørensen, Carsten Schlein og Ditte Munk Vækild

Afbud: Eddie Dydensborg og John Andresen

 

1.     Præsentation af Din Forsyning ved Poul-Erik

 

2.     Godkendelse af referat fra mødet d. 8. maj 2018

  • Godkendt

 

3.     Opfølgning på seneste møde

  1. Branchekategorisering af mails/ RRS-feed

Der er 98 tilmeldte til nyhedsmailen og 40-60 % af dem åbner mailen.

Udviklingen vil koste omkring 25.000 kr.

  • Randi anbefaler, at vi ikke opdeler mere, fordi vi så kan risikere, at nogen vil modtage en tom mail. I stedet skal der gøres mere for at få flere tilmeldt nyhedsmailen. Randi har lavet flyers, som hun sender til paneldeltagerne, så de kan omdele dem i deres netværk.

Det er vigtigt, at alle udbud, uanset om det er over eller under tærskelværdien, kommer på udbud.dk, således de bliver medtaget i nyhedsmailen. Esbjerg Kommune giver besked i egen organisation om vigtigheden heraf.

  1. Sparring med Dansk Industri

Ditte har kontaktet DI for at invitere dem til november-mødet, afventer svar.

Vi må gerne lægge deres brochurer på Udbudspanelets hjemmeside – er der interesse for det?

  • Det aftales, at næste møde rykkes til d. 14. november 2018, hvor DI deltager. Emnet vil blive både erhvervsklimaundersøgelsen og DI’s udbudspaneler.

Det aftales endvidere, at relevante brochurer fra DI, som vi må linke til, sendes til panelets deltagere for vurdering af, om det er noget, der skal lægges på Udbudspanelets hjemmeside.

  1. Målepunkter

Tilfredshedsundersøgelse samt registrering af hvor mange lokale virksomheder, der afgiver tilbud samt hvor mange der indgås aftale med

Der kan følges op på følgende, som dog ikke nødvendigvis er sammenligneligt fra år til år:

Ejendomme 2017
Bygningsvedligehold1.145 rekvisitioner, fortrinsvis lokale
Licitationer152, alle i fagentrepriser
  
Udbud & Indkøb
Antal udbudte opgaverEndnu ukendt, optælling er påbegyndt
Antal lokale leverandører, der har fået aftalenEndnu ukendt, optælling er påbegyndt

 

Forslag til spørgsmål til undersøgelsen er vedlagt dagsordenen.

  • Det er vigtigt at sikre, at modtageren af spørgeskemaet ved, at spørgsmålene relaterer sig til udbud. Ligeledes skal det være kort, så det er let at udfylde. Den indledende tekst skal indeholde information om, at det kun tager fem minutter at udfylde.

Den indledende tekst skal ligeledes være tydelig omkring, at det er for virksomhedens skyld, de skal svare, så Udbudspanelet kan målrette de drøftelser, der foretages der.

  1. Mentorordning

Drøftelse af hvordan konstellationen kunne være; fysisk eller telefonisk? Vil Udbudspanelets deltagere være mentorerne? Er navnet korrekt, eller skal det være ”ring til en ven” og hvordan skal der reklameres for det?

  • Mentorordningen er der ikke stemning for. Udbudspanelet skal bruges til at kunne bringe noget videre til drøftelse i panelet, og det kan overvejes, om der skal gøres mere for at reklamere for denne mulighed.

Link til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning omkring ESPD på Udbudspanelets hjemmeside

4.     Aktiviteter i Udbudspanelet for resten af 2018 og hele 2019

Plan medsendt dagsordenen. Input til emner modtages gerne, så det bliver relevant

  1. Forslag til invitation til næste temamøde drøftes.

Grundet arrangement ved EEU den planlagte dag, foreslås anden dato; onsdag d. 31. oktober 2018.

  • Dato for temamødet ændres. Det aftales endvidere, at næste møde i Udbudspanelet ændres til d. 14. november 2018.

Håndværker og industriforeningen afholder seks møder om AB 18 i løbet af efteråret, men vurderes ikke at konflikte med det planlagte temamøde i marts 2019.

Den fremsendte plan blev godkendt, og det forventes, at temaerne, der pt. mangler, kan blive udfyldt efter både møde med DI samt efter spørgeskemaundersøgelsen er færdiggjort.

5.     IKU-faktor (Indikator for konkurrenceudsættelse) v/ Stine

Kommunernes konkurrenceudsættelse beregnes ved Indikator for Konkurrenceudsættelse (IKU), som måler andelen udbudsegnede driftsopgaver, der udsættes for konkurrence fra private virksomheder. Det er Økonomi- og Indenrigsministeriet, der foretager den tekniske definition af, hvilke driftsopgaver der er udbudsegnede. Udgangspunktet for definitionen er, at alle driftsopgaver kan konkurrenceudsættes med undtagelse af myndighedsopgaver.

IKU’en er afgrænset til de konti i kommunernes kontoplan, der omhandler driftsopgaver. Det skyldes, at driftsopgaver i princippet kan varetages af såvel kommunale som private leverandører. Kommunale vareindkøb indgår derimod ikke i IKU’en, da produktionen af varer naturligt foretages i den private sektor. Helt konkret omfatter IKU’en følgende hovedkonti i kommunernes

kontoplan:

  • Hovedkonto 0: Byudvikling, bolig- og miljøforanstaltninger.
  • Hovedkonto 2: Transport og infrastruktur.
  • Hovedkonto 3: Undervisning og Kultur.
  • Hovedkonto 4: Sundhedsområdet.
  • Hovedkonto 5: Sociale opgaver og beskæftigelse.
  • Hovedkonto 6: Fællesudgifter og administration.

Tal for 2017 er netop kommet: https://di.dk/DI/Regionalt/kommunefakta/Pages/kommune.aspx?kommune=Esbjerg

  • Stine fortalte om undersøgelsen, og at Esbjerg Kommune konkurrenceudsat 26,1% af de udbudsegnede opgaver. Dette er betydeligt mindre end Best Practice, som var på 41,9%.

Det er dog vigtigt at påpege, at mange ting, der faktisk er konkurrenceudsat, ikke er medregnet. Herunder kan nævnes frit valgs ordningen inden for sundhedsområdet, kollektiv trafik og udbud, hvor kommunen selv har afgivet kontrolbud. Blev disse indregnet, ville procentsatsen være betydelig højere.

Spørgsmål til denne undersøgelse samt erhvervsklimaundersøgelsen kan sendes til Ditte, som kan videreformidle til DI, mhp. videre drøftelse til næste udbudspanelsmøde.

6.     Drøftelse af ambassadørfunktion samt større synlighed for Udbudspanelet

Hvordan får panelet mere omtale? Skal pressen bruges mere? Mere indhold i nyhedsbreve? Kan deltagerne sprede budskabet i højere grad? Historier fra medlemmerne?

  • Panelet skal være bedre til at reklamere for Udbudspanelet. Alle bør lave et opslag på LinkedIn omkring Udbudspanelet. Randi og Ditte laver nogle forslag til, hvad der kan skrives.

Det vil være godt at sørge for nogle gode historier.

Randi snakker med journalisten ved JV om, hvorvidt vi kan få noget i erhvervstillægget.

Måske de lokale ugeaviser er interesserede i at skrive en artikel om Søren og Ole, som repræsenterer lokalområder?

Overvej at få presse på mødet med DI d. 14. november 2018 – Ditte følger op.

7.     Næste møde

  • Temadag d. 31. oktober 2018: Udbudsformer og tilbudsafgivelse
  • Ordinært møde i Udbudspanelet 14. november: DI inviteret
  • Erhvervsseminar d. 31. januar 2019

8.     Eventuelt

  • Det skal senere drøftes, hvordan udskiftning af panelets medlemmer skal foregå, således der kommer en fast plan herfor.
  • Der er lavet en undersøgelse af om kommunerne foretrækker lokale håndværkere, som er delt rundt til panelets deltagere.