1. Titel

Esbjerg Kommunes Udbudspanel

 

  1. Formål

Formålet med Udbudspanelet er at skabe et tættere bånd mellem Esbjerg Kommune og Esbjergs lokale erhvervsliv.

Panelet funger som ambassadører for Udbud & Indkøb og for de udbud der laves. Derudover indgår panelet som strategisk orienterede sparringspartner for Udbud & Indkøb og bidrager til:

  • Drøftelser af måder der udbydes
  • Gode råd til kommende udbud og dialog med erhvervslivet
  • Feedback på Udbud & Indkøbs håndtering af tidligere udbud samt dialog
  • Formidling af de gode historier på udbudsområdet
  • Formidling af de lovpligtige rammer, som Esbjerg Kommune er underlagt på udbudsområdet

 

  1. Baggrund

På baggrund af studiebesøg ved London City erfarede Esbjerg Kommune, at der her var et godt samspil kommunen og erhvervslivet imellem via et panel, som drøftede de udbud, kommunen arbejdede med. Derfor ønsker Esbjerg Kommune nu at oprette noget tilsvarende i samarbejde med Esbjerg Erhvervsudvikling.

Panelet vil have fokus på varer- og tjenesteydelser under Udbud & Indkøb, men da erhvervslivet ser Esbjerg Kommune som én enhed, vil Teknik & Miljø også være repræsenteret for ligeledes at kunne imødekomme de spørgsmål, der vedrører dette område.

 

  1. Opgave/ indhold

Udbudspanelet skal være et forum, hvor nye tiltag, strategier og udbud drøftes med Esbjergs erhvervsliv, herunder:

  • Fremlæggelse af Udbud & Indkøbs årlige udbudsplan
  • Feedback fra leverandørerne på konkrete udbud og håndtering af disse
  • Drøftelse af de udbud Udbud & Indkøb arbejder med på tidspunktet for mødet
  • Nye temaer som eksempelvis regler for aktindsigt, brug af ressourcer ved udbud mv. Temaerne skal ses fra begge sider af bordet, ligesom fremlæggelsen af disse kan ske fra begge sider.

 

  1. Organisering

Udbudspanelet består af

  • Chefen for Udbud & Indkøb
  • to repræsentanter fra Esbjerg Kommunes Indkøbsgruppe
  • to repræsentanter fra Esbjerg Erhvervsudvikling
  • seks repræsentanter fra erhvervslivet. Her kan bl.a. være tale om erhvervsdrivende, faglige organisationer og interesseorganisationer. Der søges bredes mulig repræsentation.

Formanden for panelet er Økonomichefen for Esbjerg Kommune.

 

  1. Evaluering

Gruppens kommissorium evalueres hvert andet år. Første gang vil være januar 2018.

 

  1. Mødefrekvens og mødeafholdelse

Udbud & Indkøb varetager opgaven med at indkalde til møder, udsende dagsorden samt skrive referater. Alle deltagere kan komme med forslag til dagsordenspunkter og oplæg til møderne.

Møderne afholdes halvårligt a to timers varighed. Møderne afholdes på skift ved deltagerne.